Bylaws

The bylaws are the constitution of the Nordic Light Rail Association. As the association conforms to Danish law, only the Danish version of bylaws applies. The English version serves only as a guideline.

Danish Bylaws (English version below)

Vedtægter for foreningen ”Nordic Light Rail Association”

1 NAVN, HJEMSTED OG HJEMMESIDE
1. Foreningens navn er ”Nordic Light Rail Association”. Forkortelsen ”NLRA” kan også anvendes.
2. Foreningens hjemsted er c/o LightRailDay.com ApS, Kurlandsgade 12, 2 th., 2300 København S, Danmark. Kontoret har adressen: Light Rail Day, Frankrigsgade 17, 2300 København S
3. Foreningens hjemmeside er ”www.nlra.dk”
DEFINITION OG FORMÅL
1. Ved en letbane forstås en bane, som fortrinsvis kører indenfor byområdet og føres af en letbanechauffør, der helt eller delvist kører på personligt visuelt ansvar uden såkaldte ATC eller ATP systemer. Betegnelsen ”tram”, ”tramway” eller ”city tram” kan også anvendes om en letbane.
2. Nordic Light Rail Association er en nonprofit, upolitisk og religionsneutral forening.
FORENINGENS FORMÅL ER
1. At fremme og oplyse om offentlig transport, fortrinsvis letbaner.
2. At etablere et internationalt netværk af medlemmer i de nordiske lande
3. At uddele Nordic Light Rail Prize
4. At yde støtte til studerende/unge, som beskæftiger sig med letbaner
5. At have et tæt samarbejde med konferencen Light Rail Day.
6. At oplyse om foreningens virke
7. At udvikle et mentorprogram mellem erfarne branchefolk (mentorer) og studerende/unge (mentees)
NORDIC LIGHT RAIL PRIZE (NLRP)
1. Formålet med uddelingen af NLRP er at honorere personer, som man kan betragte som foregangspersoner i forbindelse med indføringen af de ny letbanesystemer i de nordiske lande, og personer, som pga. deres arbejde til fremme af letbaner bør komme i betragtning. NLRP skal dermed sikre, at letbanernes pionerer huskes.
2. Formålet med NLRP er desuden at skabe forbindelse mellem erfarne letbanefolk og studerende/unge. Foreningen tilstræber derfor at indsamle et pengebeløb, som prismodtageren ikke må bruge på sig selv, men som skal videregives i form af et legat til en studerende eller ung, som arbejder med et letbaneprojekt med forbindelse til de nordiske lande. Prismodtageren må gerne fungere som mentor for projektarbejdet og den studerende/unge. Prismodtageren har afgørende indflydelse på, hvilken studerende/ung der skal komme i betragtning til legatet. Under normale omstændigheder forventes det, at den studerende/unge præsenterer sit arbejde under konferencen Light Rail Day og at det må offentliggøres af foreningen, f. eks. på hjemmesiden og/eller som print.
3. NLRP kan uddeles højst én gang årligt i forbindelse med afholdelse af Light Rail Day. NLRA er dog ikke forpligtet til at uddele prisen hvert år – og dette anses heller ikke for realistisk.
4. NLRP kan uddeles i to kategorier.
5. NLRP i første kategori kan maksimalt uddeles til 12 nulevende personer i alderen op til 80 år. Prismodtagere over denne alder beholder selvfølgelig prisen, men tælles ikke med i kredsen af de 12. Den første kategori uddeles som en medalje af guld. Dertil hører en nål af guld, som er besat med ædelsten.
6. NLRP i anden kategori er ikke begrænset til et bestemt antal modtagere og uddeles som en medalje af sølv. Dertil hører en nål af sølv uden besætning med ædelsten.
7. I begrundet tilfælde kan NLRP uddeles til en organisation fremfor en person.
8. Aktive medlemmer af foreningen har ret til at bære samme nål som prismodtagere, dog kun i bronze. Såfremt medlemmet ønsker en nål kan den købes af foreningen. Den skal tilbageleveres uden omkostninger for foreningen ved udmelding, købsprisen bliver hverken helt eller delvis tilbagebetalt.
9. Prismodtagere offentliggøres med navn og foto på foreningens hjemmeside og på hjemmesiden for konferencen Light Rail Day.
10. Bestyrelsen beslutter, hvilken kunstner eller guldsmed der fremstiller nåle/medaljer.
ORGANISATION, LOV OG SPROG
1. Nordic Light Rail Associations øverste myndighed er generalforsamlingen.
2. Nordic Light Rail Association ledes af en bestyrelse. Bestyrelsen kan nedsætte et forretningsudvalg og andre udvalg, som over for bestyrelsen er ansvarlige for særlige aktiviteter.
3. Nordic Light Rail Association er en forening efter dansk ret alene.
4. Nordic Light Rail Associations eneste gældende vedtægter er på dansk. Evt. oversættelser af vedtægterne til andre sprog er kun vejledende. Såfremt der er uoverensstemmelser mellem sprogversionerne, gælder den danske version.
5. Da NLRA bestræber sig på at have medlemmer fra flere forskellige lande, kan bestyrelsen, i sin forretningsorden, beslutte at anvende engelsk som foreningens arbejdssprog.
MEDLEMSKAB OG KONTINGENT
1. Indmeldelse af medlemmer skal ske skriftligt til foreningen, f.eks. pr. e-mail, med oplysning om navn, fødselsdato, adresse, telefonnummer og e-mail. Det er medlemmernes ansvar at sikre, at foreningen til enhver tid er i besiddelse af korrekte medlemsdata som anført under dette punkt. Enhver optagelse af et nyt medlem skal godkendes af bestyrelsen.
2. Udmeldelse sker med øjeblikkelig virkning og skal ske skriftligt til foreningen, f.eks. pr. e-mail. Tilbagebetaling af kontingent vil ikke finde sted.
3. Hvis et medlem overtræder foreningens vedtægter og ordensregler, kan bestyrelsen vælge at ekskludere medlemmet. Medlemmet kan anke eksklusionen på førstkommende generalforsamling.
4. Kontingentet fastlægges af bestyrelsen og godkendes af generalforsamlingen. Kontingentet opkræves en gang årligt forud, tidligst og senest i januar måned. Et medlemskab tegnet efter januar dækker kun resten af kalenderåret.
5. Bestyrelsen kan fastlægge andre kontingentstørrelser til enkelte medlemmer i begrundet tilfælde, f.eks. for at muliggøre medlemskab af økonomisk trængte personer.
6. Foreningen har hhv. aktive medlemmer og støttemedlemmer. Det er ikke muligt at være både aktivt medlem og støttemedlem.
7. Et støttemedlemskab giver ikke adgang til generalforsamlingen, og støttemedlemmer har ikke stemmeret på generalforsamlingen og er ikke valgbare til bestyrelsesposter.
8. Bestyrelsen fastlægger hvilke medlemmer, der er aktive medlemmer. Medlemslister offentliggøres på foreningens hjemmeside.
ORDINÆR GENERALFORSAMLING
1. Hvert år i forbindelse med konferencen ”Light Rail Day” afholder Nordic Light Rail Association ordinær generalforsamling. Generalforsamlingen er foreningens øverste myndighed.
2. Indkaldelse sker med mindst 3 ugers varsel ved bekendtgørelse på Nordic Light Rail Associations hjemmeside. Generalforsamlingen er beslutningsdygtig uanset fremmødet. Begrundede forslag der ønskes behandlet, skal være formanden i hænde senest 10 hverdage før generalforsamlingen.
3. Generalforsamlingens dagsorden skal mindst indeholde følgende punkter:
4. Valg af dirigent
5. Valg af stemmetællere.
6. Valg af referent
7. Bestyrelsens/formandens beretning
8. Godkendelse af regnskab
9. Behandling af indkomne forslag
10. Fastsættelse af kontingent
11. Valg af bestyrelsesmedlemmer og suppleanter.
12. Valg af revisor samt revisorsuppleant. Revisor og revisorsuppleant behøver ikke at være medlemmer af foreningen.
13. Eventuelt.
14. Bestyrelsen består af mindst 3 og maksimalt 5 medlemmer. Bestyrelsesmedlemmerne vælges af generalforsamlingen for en 2–årig periode, således at halvdelen af bestyrelsens medlemmer vælges i lige år, og halvdelen i ulige år. Ved øvrige tillidsposter er valgperioden 1 år. En suppleant, der indtræder i stedet for et bestyrelsesmedlem, følger valgperioden for det pågældende bestyrelsesmedlem.
15. Foreningens ordinære og ekstraordinære generalforsamlinger er ikke åbne for offentligheden, medmindre bestyrelsen giver tilladelse hertil. Alle Nordic Light Rail Associations aktive medlemmer har taleret. Ethvert aktivt medlem har én stemme. Støttemedlemmer har ikke adgang og stemmeret til foreningens generalforsamlinger.
16. Kun aktive medlemmer, der har betalt kontingent, er stemmerberettigede og valgbare.
17. Kun personligt fremmødte aktive medlemmer har stemmeret, der kan ikke stemmes ved fuldmagt. Et aktivt medlem kan deltage i generalforsamlingen via videokonference.
18. Alle beslutninger, herunder valg til tillidsposter, træffes ved almindeligt stemmeflertal.
19. Afstemning på generalforsamlingen sker ved håndsoprækning. Skriftlig afstemning skal dog finde sted, såfremt dirigenten eller et aktivt medlem ønsker dette. Deltager et eller flere aktive medlemmer i generalforsamlingen via videokonference, skal stemmesedlen fremvises til kameraet, således at stemmeafgivningen er tydelig for dirigenten. Ved stemmelighed er forslaget nedstemt.
20. Forslag til ændring af vedtægterne skal indsendes skriftligt til formanden 30 dage før afholdelse af ordinær generalforsamling. De fremsatte forslag med bestyrelsens bemærkninger offentliggøres på foreningens hjemmeside.
21. Vedtagelse af vedtægtsændringer forudsætter, at mindst 2/3 af de personligt tilstedeværende fremmødte medlemmer stemmer for forslaget, og at antallet af ja-stemmer udgør mindst 1/3 af samtlige aktive medlemmer. Vedtægtsændringerne træder i kraft med virkning fra den generalforsamling, de vedtages på.
22. Der føres referat over de på generalforsamlingen trufne beslutninger.
23. Referatet godkendes og underskrives af referenten og dirigenten.
24. Senest 30 dage efter generalforsamlingen offentliggøres referat og regnskab på foreningens hjemmeside.
EKSTRAORDINÆR GENERALFORSAMLING
1. Ekstraordinær generalforsamling afholdes, når et flertal i bestyrelsen finder det påkrævet, eller når det skriftligt forlanges og begrundes af mindst 1/3 af foreningens aktive medlemmer.
2. Afholdes ekstraordinær generalforsamling på begæring af det fornødne antal aktive medlemmer, skal indkaldelsen udsendes inden 10 hverdage efter at formanden har modtaget begæringen, og generalforsamlingen skal afholdes senest 3 uger efter udsendelsen af indkaldelsen.
3. Indkaldelse til ekstraordinær generalforsamling sker pr. e-mail til aktive medlemmer og ved offentliggørelse på hjemmesiden med mindst 8 dages varsel med angivelse af dagsorden.
4. Afstemninger på ekstraordinære generalforsamlinger sker ved håndsoprækning. Skriftlig afstemning skal dog finde sted, såfremt dirigenten eller et aktivt medlem kræver dette. Deltager et eller flere aktive medlemmer i generalforsamlingen via videokonference, skal stemmesedlen fremvises til kameraet, således at stemmeafgivningen er tydelig for dirigenten. Ved stemmelighed er forslaget nedstemt.
5. Forslag til ændring af vedtægter på en ekstraordinær generalforsamling skal være formanden i hænde senest 10 hverdage før generalforsamlingen.
BESTYRELSEN
1. Den på generalforsamlingen valgte bestyrelse konstituerer sig med Formand, næstformand og kasserer.
2. Bestyrelsen er selvsupplerende mellem generalforsamlinger.
3. Bestyrelsen beslutter selv, hvem der kan deltage i bestyrelsesmøderne.
4. Bestyrelsesmøder afholdes, når formanden finder det påkrævet, eller såfremt 2 bestyrelsesmedlemmer fremsætter begæring herom. Formanden indkalder til bestyrelsesmøderne og leder disse.
5. Beslutninger træffes med almindelig stemmeflertal. Ved stemmelighed er formandens stemme afgørende. Bestyrelsen er beslutningsdygtig, når formanden og 2 bestyrelsesmedlemmer er til stede. Bestyrelsesmedlemmer kan også være til stede via telefon- og/eller videokonference.
6. Bestyrelsesmøderne gennemføres på baggrund af en dagsorden, der forud er tilgået bestyrelsen. Der udfærdiges et beslutningsreferat, der skal godkendes af mødedeltagerne.
7. Såfremt et bestyrelsesmedlem ikke deltager i bestyrelsesmøder og ikke melder afbud, kan bestyrelsen træffe beslutning om midlertidig eller permanent nedlæggelse af tillidshvervet. Der gives et skriftligt varsel på 14 dage til det pågældende medlem, og såfremt der ikke svares på denne henvendelse bortfalder tillidshvervet.
8. Ingen kan uden forhåndsgodkendelse fra bestyrelsen udtale sig på foreningens vegne.
9. Bestyrelsen fastsætter selv sin forretningsorden ved første bestyrelsesmøde. Denne skal indeholde bestemmelser om indkaldelsesfrister, refusion af udgifter i forbindelse med møder o.lign., de enkelte medlemmers beføjelser og ansvarsområder.
REGNSKAB, REVISION OG ØKONOMI
1. Foreningens økonomi bygger på medlemskontingent, tilskud og støtte fra støttemedlemmer, det offentlige, fonde, institutioner, organisationer, foreninger, virksomheder, enkeltpersoner og andre.
2. Nordic Light Rail Associations regnskabsår er kalenderåret.
3. Revision finder sted én gang årligt efter regnskabsårets afslutning. Uanmeldt kasseeftersyn kan finde sted, når revisoren ønsker det.
4. Der vil aldrig kunne udbetales ekstraordinær kompensation for udført arbejde til personer med tilknytning til foreningen.
TEGNINGSRET OG PERSONALE
1. Nordic Light Rail Association tegnes af formanden eller i dennes fravær af næstformanden hver for sig sammen med et medlem af bestyrelsen.
2. Der påhviler ikke foreningens medlemmer eller bestyrelsen nogen personlig hæftelse for de forpligtelser, der påhviler foreningen.
3. Foreningen kan ikke forpligte sig ud over beløb, der rent faktisk forefindes.
4. Kun bestyrelsen har ret til at forhandle med myndigheder om forhold inden for eget område og kan rette henvendelse til presse og offentlighed.
5. Formanden råder over dankort og netbank til foreningens bankkonto. Bestyrelsen kan godkende, at også et andet bestyrelsesmedlem kan råde over dankort og netbank til foreningens bankkonto.
6. Ansøgninger til puljer og fonde underskrives af formanden. Årsbudgettet skal godkendes af bestyrelsen og bestyrelsen skal orienteres om ansøgninger til puljer og fonde.
7. Foreningen har ikke lønnede medarbejdere. Foreningens medlemmer udfører deres arbejde som frivillig og ulønnet arbejde.
OPLØSNING AF NORDIC LIGHT RAIL ASSOCIATION
1. Beslutning om opløsning af Nordic Light Rail Association kan kun træffes såfremt mindst 2/3 af en generalforsamlings personligt tilstedeværende stemmeberettigede medlemmer stemmer for dette ved to på hinanden følgende generalforsamlinger. Det kan være såvel ordinære som ekstraordinære generalforsamlinger.
2. Foreningens opløsning skal være et selvstændigt punkt på dagsordenen på begge generalforsamlinger, for at foreningens ophør kan behandles. Der skal være minimum 14 dage mellem begge generalforsamlinger. Beslutning om opløsning forudsætter at mindst 2/3 af de personligt tilstedeværende aktive medlemmer stemmer for forslaget, og at antallet af ja-stemmer udgør mindst halvdelen af samtlige stemmeberettigede i foreningen.
3. Ved Nordic Light Rail Associations opløsning overgår eventuelle aktiver til foreningen Letbaner.dk, cvr 36244208.
IKRAFTRÆDELSE
1. Disse vedtægter træder i kraft umiddelbart efter den stiftende generalforsamlings afslutning den xxx

Bylaws English version

”Nordic Light Rail Association” - Bylaws

1 NAME, HOME AND WEBSITE
1. The association is called: ”Nordic Light Rail Association”. The abbreviation ”NLRA” can be used as well.
2. The association’s address is: c/o LightRailDay.com ApS, Kurlandsgade 12, 2 th., 2300 Copenhagen S, Denmark. The office address is: Light Rail Day, Frankrigsgade 17, 2300 Copenhagen S
3. The association’s website is: ”www.nlra.dk”
DEFINITION AND PURPOSE
1. ”letbane/Light Rail” denotes a rail vehicle that primarily operates in an urban area. The driver is responsible for navigating parts of or indeed the entire route on sight without so-called ATC or ATP systems. Descriptions such as “tram“, “tramway“ or “city tram“ are also used for “Letbane/Light Rail“.
2. Nordic Light Rail Association is a non-profit, apolitical and religiously neutral society.
PURPOSE OF THE ASSOCIATION IS
1. To encourage public transport, primarily ”Letbaner/Light Rail”.
2. To establish an international member network in Northern European countries
3. To award the “Nordic Light Rail Prize”
4. To support young people/students who are involved with ”Letbner/Light Rail”
5. To cooperate closely with the ”Light Rail Day“ conference
6. To inform about the activities of the association
7. To develop a mentoring programme between experienced people in the industry (mentors) and students/young people (mentees)
NORDIC LIGHT RAIL PRIZE (NLRP)
1. The purpose of the NLPR Award is to honour those people who can be regarded as pioneers in the introduction of new tramway systems in Northern European countries. Furthermore people who thanks to their life work, have supported tramways to such a degree that they deserve to have this recognition. The NLRP is in place to ensure that these tramway pioneers do not go unforgotten.
2. The NLRP intends to create a connection between the older generation with much practical experience in the Light Rail Business, and the youth. The association collects donations for the prize money – but this prize money does not go to the prize-winner but rather becomes a kind of scholarship for a selected student. The prize-winner does however have significant influence in this choice of student. He/she may also become a mentor for the student’s project. Sponsored projects must involve city trams systems (driving on sight), involving at least one Northern European country. Under normal circumstances, the student’s project will be published during the conference “Light Rail Day” and/or on this website or on print.
3. NLRP is awarded at most once a year in conjunction with the ”Light Rail Day” conference. It is not seen as possible nor desired to award this prize every year.
1. The NLRP can be awarded in two categories.
2. A maximum of 12 people up to the age of 80 years can be NLRP prize-winners of the first degree. Prize-winners older than this can of course retain the award but they are then no longer included in the original quote of 12.
  The first-degree category is assigned with the colour gold; the associated pin is also gold and adorned with a jewel.
3. The second- degree category is assigned with the colour silver. There is no limit to the number of prize-winners for this award. The associated pin is also silver and without a jewel.
4. In specially justified cases the prize can also be awarded to an organisation rather than to an individual.
5. Active association members have the right to wear the same pin as the prize-winners but in bronze. The active member is welcome to purchase the pin from the association. The purchase price will not be refunded either partially or in whole.
6. The prize-winner will be announced by name and with an accompanying photo on the association website and on the ”Light Rail Day” conference website.
7. The Board decides which artist or goldsmith should produce the pins/medals.
ORGANISATION, LAW AND LANGUAGE
1. The Nordic Light Rail Association’s supreme authority is the general meeting.
2. A Board of Directors manages the Nordic Light Rail Association. The Board can set up an Executive Committee and other committees, which can assume responsibility for the Board for special activities.
3. Nordic Light Rail Association is an association governed exclusively by Danish law.
4. The only valid bylaws that apply to the Nordic Light Rail Association are Danish. Translations in other languages serve only as a recommended feature. In the case of discrepancies between language versions, then the Danish version always overrides.
5. The Nordic Light Rail Association strives for members of different nationalities. The Board can adopt English in its internal rules as its working language.
MEMBERSHIP AND MEMBERSHIP FEES
1. The registration of association members must take place in writing e.g. per email. The following information is required: name, date of birth, address, telephone number and email. It is the responsibility of the member to provide the association with the correct membership data stated here. The Board must approve every membership allocation.
2. Membership withdrawal is immediate and must be submitted to the association in writing e.g. per email. The association fee will not be reimbursed.
3. Should a member compromise the association’s bylaws or rules or conduct then the Board can withdraw his/her membership. The member can submit an appeal against the exclusion at the subsequent general meeting.
4. The association fee is defined by the Board and approved at the general meeting. The membership fee is collected a year in advance, at the earliest and the latest in January. A membership that is submitted after January is valid for the rest of the calendar year.
5. The Board can determine other membership fees in justified cases e.g. to enable membership for a person in financial need.
6. The association has active members and supporting members. It is not possible to have active and supporting membership at the same time.
7. A supporting member does not have access to the general meeting and supporting members do not have voting rights at the general meeting and cannot be elected as Board members.
8. The Board determines which members are active members. The membership lists are posted on the association homepage.
ORDINARY GENERAL MEETING
1. The Nordic Light Rail Association hosts a general meeting once a year in conjunction with the “ Light Rail Day“ conference. The general meeting is the supreme authority of the association.
2. The invitation is made public at least 3 weeks prior to this, published on the “Nordic Light Rail Association” website. The general meeting is valid irrespective of the number of participants. Founded proposals for handling must be submitted to the Chairman at least 10 working days before the general meeting.
3. The agenda of the general meeting must include at the least the following points
4. Election of meeting leader (ordstyrer)
5. Election of voice counters.
6. Election of referent
7. Board’s/Chairman's report
8. Approval of accounts
9. Consideration of proposals
10. Determination of membership fee
11. Election of members and alternative members to the Board.
12. Election of auditor and alternate auditor. Auditors don’t have to be members of the association.
13. Optionally.
14. The Board is composed of at least 3 and not more than 5 members.
  Board members are elected for a 2-year period of office. In this way, one half of the Board members are elected in even years and the other half in uneven years. For other posts the period of office is 1 year. An alternate, who steps in for a Board member, adheres to the elected period of office of the relevant Board member.
15. The ordinary and extraordinary general meetings are not public unless the Board issues authorisation for this. All active members of the Nordic Light Rail Association have a voice. Supporting members do not have any access to nor any voting right at the association’s general meetings.
16. Only active members who have paid their membership fee are entitled to vote and are eligible.
17. Only active members who have personally been present have a voting right, voting cannot be authorised with the aid of a proxy. An active member can participate in a general meeting by video conference.
18. All decisions, including elections to office are simply determined by voting majority.
19. Voting at general meetings is achieved by a show of hands. A written vote must be submitted if the meeting leader or an active member demands this. If an active member or members participate by video at the general meeting then the voting slip must be held into the camera so the meeting leader can observe this clearly. A proposal will be rejected if there is a tied vote.
20. Suggestions for changes to the bylaws must be submitted to the Board 30 working days prior to the general meeting. Submitted proposals and observations by the Board are published on the association’s homepage.
21. The assumption of bylaw amendments assumes that at least 2/3’s of the members personally present have voted for the proposal and the number of Yes votes is represented by at least 1/3 of all active members. Bylaw changes come into effect after the general meeting where they were adopted.
22. A presentation will be produced of decisions made at the general meeting.
23. The presentation is approved and signed by the meeting leader and the speakers.
24. The presentation and accounting will be published on the association’s homepage at the latest 30 days after the general meeting.
EXTRAORDINARY GENERAL MEETING
1. An extraordinary general meeting is held when a majority deems it necessary or when this is demanded in writing with an explanation by at least 1/3 of the active association members.
2. If this extraordinary general meeting is requested at the will of the required number of active members then the invitation must be sent within 10 working days from which the Chairman received the request. The general meeting must be held at the latest 3 weeks after the invitation has been sent.
3. The invitation to the extraordinary general meeting is sent by email to active members and it is also published on the homepage with a statement about the agenda at least 8 days in advance.
4. Voting at extraordinary general meetings takes place by show of hands. A written vote must be submitted if the meeting leader or an active member requests this. If one or more active members takes part in the general meeting by video conference then the voting slip must held into the camera so that it can be clearly seen by the meeting leader. A proposal will be rejected if there is a tied vote.
5. Suggestions for changes to the bylaws must be submitted to the Board by at the latest 10 working days prior to the general meeting
THE BOARD
1. The Board elected during the general meeting consists of a chairman, vice chairman and cashier.
2. The Board is self-sufficient between general meetings.
3. The Board determines who may take part in the Board meetings.
4. Board meetings are held if the Board deems it necessary or if 2 Board members request this. The Chairman shall convene and conduct these meetings.
5. Decisions are made by voting majority. If there is a tie, then the voice of the Board decides. The Board is able to have a resolution when the Chairperson and 2 Board members are present. Board members can also attend by phone or video conference.
6. The Board meetings are conducted on the basis of the agenda that the Board previously submitted. A resolved presentation is issued which the meeting participants approve.
7. If a Board member does not participate in the Board meetings and does not excuse himself then the Board can decide on the temporary or permanent resignation of the client. The relevant member has a 14-day deadline to comment in writing. If no comment is received then the client is replaced.
8. Nobody can speak on behalf of the association without prior approval by the Board.
9. The Board determines its agenda at its first Board meeting. This must at the least include provisions for invitation deadlines, expense reimbursements associated with meetings and the responsibilities of the individual members.
ACCOUNTS, AUDIT AND ECONOMY
1. The economy of the association is based upon membership fees, grants, and contributions of the supporting members, the public authorities, charities, institutions, organisations, clubs, businesses, individuals and others.
2. Nordic Light Rail Association’s financial year is the calendar year.
3. Revision takes place once a year after closure of the financial year. Unannounced check-ups can take place when the auditor requests this.
4. An extraordinary compensation can never be paid to people with a connection to the association for delivered work.
DRAFT RIGHTS AND STAFF
1. The Nordic Light Rail Association is represented by the Chairman or in his absence by the Vice-chairman with a Board member.
2. Association members or the Board have no personal liability for the obligations of the association.
3. The association cannot be obligated beyond an actually existent amount.
4. Only the Board has the right to negotiate with authorities about conditions and to contact the media and public.
5. The Chairman manages the association’s bank account with Dankort and Netzbank. The Board can also approve a second Board member to manage the association’s bank account with Dankort and Netzbank
6. The Chairman signs requests for financial assistance and applications to foundations. The Board must approve the annual budget. The Board must be orientated towards requests for financial assistance and requests to foundations.
7. The association does not have any paid members. The association members provide their services voluntarily and without a salary.
DISSOLUTION OF THE NORDIC LIGHT RAIL ASSOCIATION
1. The resolution for liquidation of the Nordic Light Rail Association can only be initiated if 2/3’s of the actually present voting-right members vote for this at two subsequent general meetings. This applies to ordinary and extraordinary general meetings.
2. The liquidation of the association must be an independent point at both general meetings before the liquidation can be addressed. There must be a period of at least 14 days between the general meetings. The resolution for liquidation requires 2/3’s of voting-right members to be personally present and to vote for this and the number of YES votes must count for at least half of all voting-right members in the association.
3. In the eventuality of the liquidation of the Nordic Light Rail Association, all possible assets go to the association ”Letbaner.dk”, CVR-Nr. 36244208.
ENTRY INTO FORCE

These bylaws shall come immediately into effect following the end oft he foundation meeting on XXX.